Preguntas Frecuentes
- ¿Cómo se suspende un proceso de matrículas que se encuentra activo?
- ¿Cómo puedo restablecer el proceso?
- ¿Cómo puedo clonar un proceso ya cerrado?
- ¿Cómo se conserva la informacion de procesos anteriores?
Introducción
Para ingresar a la Definición de Proceso de Matrículas desde la página de inicio, diríjase al menú lateral en la opción de Matrículas y haga clic en la primera opción: Definición de procesos de matrículas.
Una vez en esta opción encontrará el último proceso creado en caso de haber usado con anterioridad el módulo de matrículas, si es la primera vez que usará el módulo, esta pantalla se encontrará sin procesos creados.
Para crear un nuevo proceso, es importante haber cerrado el proceso que se encuentra actualmente activo, para eso, debe seleccionar el proceso respectivo y hacer clic en el botón actualizar estado.
Dentro de esta opción podrá realizar diferentes acciones sobre el proceso seleccionado:
1. Si el proceso se encuentra Activo, puede cambiarlo a estado Suspendido cuando requiera que aún no sea visible por ningún padre de familia, o cuando necesita hacer alguna modificación sobre algún formulario o algún paso.
2. Si el proceso se encuentra Suspendido, puede cambiarlo a estado Activo cuando está seguro de que el proceso actual se encuentra correctamente parametrizado y desea que los padres de familia inicien con el proceso de Matrículas.
3. Estando el proceso en estado Activo o Suspendido, puede cambiarlo a estado Cerrado cuando ya no necesita tener el proceso disponible para los padres de familia y a su vez cuando requiere crear un nuevo proceso.
En el ejemplo que se está realizando para la creación de un nuevo proceso, seleccione el nuevo estado Cerrado y haga clic en el botón Actualizar Estado.
Una vez realizado esto, el proceso anterior quedará en la sección “Procesos de matrícula finalizados”, y estará listo el sistema para crear un nuevo proceso de Matrículas.
Luego de haber realizado este proceso, existirán dos opciones para crear un nuevo proceso de matrículas:
1. Crear: esta opción permitirá crear un nuevo proceso de ceros, por lo general, se usa por primera vez cuando una institución educativa está realizando la implementación del módulo de Matrículas, para esta opción deberá ingresar la descripción del proceso. Ej: Matrícula 2022 y especificar la fecha inicio y fecha fin que de a lugar para el nuevo proceso de matrículas, luego de esto podrá marcar la casilla de Activación automática del proceso, la cual permitirá que los perfiles de Acudiente ingresen de manera automática a los pasos del proceso de matrículas definidos por la institución, sin necesidad de ser activado por parte del administrador de admisiones y matrículas, finalmente podrá redactar un mensaje de Bienvenida el cual será visible por los acudientes tan pronto inicien el proceso de matrículas.
2. Copiar proceso anterior: esta opción únicamente aparecerá habilitada, en caso de que la institución haya usado en años anteriores el módulo de Matrículas. Para esto deberá hacer clic en el botón “Copiar proceso año anterior”, con el cual, una vez ingresada a esa opción, podrá escoger si desea copiar el proceso “Sin información”, es decir, que se copiarían los formularios y los pasos creados en el proceso anterior, pero la información registrada por los usuarios no se conservará para el nuevo proceso. O puede copiar el proceso “Con información” si desea conservar los datos que fueron ingresados por los usuarios en el proceso anterior. Esta última opción, le dará la posibilidad a los usuarios de agilizar los procesos de actualización de datos y solo modificar la información que sea necesaria.Tenga presente que si copia el proceso anterior todos los formularios y pasos creados en el último proceso, quedarán con la palabra “copia de” antes del nombre de cada uno de ellos (Ejemplo: Copia de Datos Médicos). Será necesario modificar su nombre en el momento que se ingrese a cada opción.
Una vez realizado el copiado, se creará un nuevo proceso con el nombre del proceso anterior y anteponiéndole la palabra copia. Para modificar la descripción, debe seleccionar el nuevo proceso y al seleccionarlo, se habilitará el botón Modificar, con esta opción podrá modificar el nombre del proceso, así como la fecha de inicio, fecha fin, la casilla de activación automática y el Mensaje de Bienvenida.
El botón Restablecer proceso, borrará toda la información ingresada al actual proceso de matrículas, esta opción se usa cuando se necesita hacer una modificación de algún formulario creado y no es posible hacerla puesto que ya tiene información diligenciada. Es importante tener cuidado con esta opción y usarla solo en caso de que sea necesario.
